Le PMI devono stringere la cintura: ottobre è in arrivo
Avete mai provato a fare la spesa dopo la palestra? Scoprireste che non è il cervello che decide cosa comprare ma lo stomaco! Suggerimento: mai andare a far la spesa affamati. Che nell’uomo stomaco e intestino siano un “secondo cervello” è cosa nota. Se “umanizziamo” una azienda dove possiamo trovare il secondo cervello? Probabilmente nel direttore acquisti. Il ruolo del Chief Purchasing Officer (CPO, direttore acquisti in italiano) consiste, semplificando, nel comprare prodotti e/o servizi necessari all’azienda. Sbagliare gli acquisti può fare la differenza tra il successo e il fallimento di una Pmi. Casi di piccole medie imprese fallite per acquisti senza una pianificazione ne abbiamo in quantità. La più famosa, negli ultimi anni, è la Melegatti con il suo mega stabilimento costato 10 milioni di euro (su un fatturato totale di 70 milioni nei tempi migliori). E fortuna che gli stipendi elevati uniti al senso del risparmio proprio di noi italiano hanno permesso alle maestranze di ricomprare al prezzo delle patate un’azienda d’oro. Con la crisi di ottobre in arrivo (ne parlo tra poco) l’importanza dei responsabili acquisti sarà vitale: acquistare un bullone in più o in meno farà la differenza tra successo o fallimento di molte piccole aziende. Partiamo dai concetti basilari per capire come lo stomaco ha gestito la crisi.
“Quando c’è una crisi devi intervenire in due fasi sulla Supply Chain.” spiega Vittorio Zito, decenni nel settore ICT/Telco come direttore acquisti. “Quando la crisi è in atto devi agire con una gestione della Supply Chain analoga a quella di un esercito in guerra. Devi garantire ad ogni costo la continuità del business. Come consulente, durante la scorsa primavera ho seguito i miei clienti a distanza, come tutti. Ci si è mossi in emergenza, dall’approvvigionamento delle mascherine agli ordini di computer portatili per attivare lo smart-working da casa ove possibile. Ora che la fase sanitaria emergenziale è finita entra in gioco la fase due con la pianificazione degli acquisti per i prossimi trimestri.”
Quello che di solito si chiama contingency plan era assente nella maggioranza delle Pmi. Il CPO è la figura che ha dovuto “tenere la posizione”: risolvere i problemi di approvvigionamenti, stabilizzare fornitori e magazzini
Molte PMI non avevano una gestione del rischio strutturata. Si sono trovate a fronteggiare questo tsunami senza piani operativi. Solo i grandi gruppi avevano definito dei piani per contingenze simili, ma non del tutto confacenti alla situazione. Il problema è che ogni azienda vive in una realtà di filiera. La maggioranza delle grandi aziende erano pronte per uno scenario di crisi; tuttavia molti dei loro fornitori (Pmi italiane o straniere) non erano preparate. In uno scenario di filiera (immaginate tanti ingranaggi che operano tra loro) se anche una sola aziende si blocca l’intero meccanismo si blocca e per conseguenza anche la grande azienda, pur se preparata, deve rallentare o fermarsi. Ma c’è un ulteriore problema per le Pmi: immaginate un ingranaggio da una tonnellata che ne muove uno di pochi grammi: se quest’ultimo si ferma il volano (ossia l’inerzia) dell’ingranaggio più grosso sbriciolerà il più piccolo! Ecco perché quando a febbraio 2020 la Cina è stata colpita e ha rallentato o azzerato le attività produttive da noi in Europa è scoppiato il panico: i fermi e i rallentamenti di produzione si sono ripercossi sull’intera filiera occidentale.
Ma la crisi vera, quella che farà male, non è ancora cominciata. Un recente analisi di Istat mappa lo scenario degli ultimi mesi e si spinge a fare alcune considerazioni. Lo scenario è nero, inutile girarci intorno. Indico ottobre, come mese d’inizio della crisi, perché nel mese di settembre sarà la fine della “vacanza”. Stante le comunicazioni presenti sul sito del MEF (in continuo aggiornamento tendo a sottolinearlo) numerosi aiuti governativi verranno meno per aziende e singoli cittadini. Qualche giorno fa il ministro Gualtieri ha annunciato che il blocco dei licenziamenti dovrebbe essere rinnovato sino almeno a dicembre. Tuttavia, nella stessa analisi del Sole 24, Gualtieri conferma che l’autunno sarà un momento molto delicato. Anche il tema tasse rinviate o prorogate verrà meno a settembre. Alle tasse si aggiungeranno il recupero crediti, multe (per chi ha pendenze con il fisco o altre entità) et similia. In un mondo di sogni le Partite Iva e le aziende, finito il lockdown, hanno ricominciato a guadagnare, come nulla fosse accaduto. Sappiamo tutti che non è successo questo, i numeri dell’Istat danno un assaggio dello scenario attuale. Nei mesi estivi aziende, imprenditori, partite Iva, ecc. dovranno leccarsi le ferite, capire cosa è rimasto (tra fornitori e clienti), razionalizzare le spese e cominciare a valorizzare ogni assetto (umano o meno). Non devo certo dirvi cosa significa, per un’azienda, il termine “razionalizzare”, quando si parla di risorse umane.
Quindi questa estate può essere sfruttata per fare i conti della serva e pianificare per l’autunno. Nulla vieta di essere ottimisti e pensare che “andrà tutto bene”. Io, per mia abitudine, tendo a guardare allo scenario peggiore (e gioire se non si avvera). Considerando che tutte le filiere sono state colpite, è bene che ogni Pmi definisca priorità e scenari negativi, con piani per ogni evento. Valorizzare la figura del responsabile acquisti sarà essenziale come già lo è nelle grandi organizzazioni. Per dirla semplice, nelle Pmi il buyer finora riceveva le richieste e si adattava; spesso non era un ruolo in cui poteva suggerire o promuovere idee, per modificare il percorso di scelta dell’azienda.
Sia ben chiaro non si sta dibattendo dell’importanza o meno dello “stomaco” della azienda. Il Covid ci ha mostrato il valore dell’Ufficio Acquisti nel momento delle emergenze. Possiamo elencare una breve lista di cose che le Pmi meno strutturate in termini di risorse umane dovrebbero fare.
Scorte e acquisti diversificati: evitare altri blocchi di produzione e acquisti non giustificabili (alla luce della scarsa domanda). Anche le PMI dovranno fare acquisti diversificando le fonti di approvvigionamento, per mettere in sicurezza la catena di fornitura e prevenire blocchi della produzione. É necessario comprendere che lo sconto offerto non può essere l’unico parametro utilizzato per la scelta di un fornitore (come purtroppo pensano molti). L’area geografica di provenienza del fornitore, la localizzazione dei suoi impianti, la presenza di elementi come blocchi/embargo dovranno essere il punto di partenza per valutare una strategia degli approvvigionamenti diversificata per categoria di acquisto.
Visione geopolitica per approvvigionamenti: non comprare al prezzo più basso ed essere sicuri delle fonti. Chiaramente una visione geopolitica deve diventare parte integrante del processo di acquisto. E’ necessario comprendere che una diversificazione delle fonti di approvvigionamento, anche a rischio di influenzare negativamente il bilancio, è vitale.
Digitalizzare gli acquisti con l’e-procurement: aste on-line più veloci ed economiche. Qualcuno ricorderà la famosa industria 4.0. Non è morta, anche se al momento se ne parla meno. Una delle logiche dell’industria 4.0 è l’integrazione di tutte le risorse su una piattaforma digitale. L’e-procurement (ufficio acquisti digitalizzato) è parte di Industria 4.0. Esistono già oggi diverse piattaforme che possono essere selezionate da un bravo CPO. Una volta integrate nei processi di acquisto permettono di gestire gare d’appalto elettroniche, riducendo il tempo di attraversamento e massimizzando i risparmi ottenuti, due obiettivi vitali per le aziende in questa fase critica, esattamente come accade per le gare di vendita. Ricordiamo che molte PMI non hanno un CPO in organico; molte, più semplicemente, hanno al massimo un paio di personal computer con cui gestiscono tutta l’azienda, dalla posta alla contabilità, dagli acquisti agli ordini dei clienti! in questi casi occorre una gestione attentissima da parte di risorse interne giovani e capaci, per massimizzare i risultati ottenibili in tempi ridotti.
Denaro per prepararsi: esiste un ultimo tema che riguarda questa fase di preparazione per arginare la crisi di ottobre e i suoi danni: i soldi. Ogni azienda dovrà fare le proprie valutazioni per poter tornare a uscire, letteralmente, e respirare di nuovo. Le aziende devono approfittare di questi prossimi mesi estivi: le vacanze sono un diritto, ma se vogliamo farne per molti anni, ognuno di noi dovrà stringere la cintura (sullo stomaco) e prepararsi. Ottobre è in arrivo.
